Política de Privacidad

1. Quiénes somos y alcance

Doctoranytime S.A.S. ("Doctoranytime") opera la plataforma digital de salud disponible en doctoranytime.ec y en los demás medios digitales que administra, orientada al mercado de Ecuador. Doctoranytime es una empresa constituida en la República del Ecuador, con domicilio y representación legal en la ciudad de Quito.

Esta Política de Privacidad explica cómo Doctoranytime recopila, usa, protege y comparte los datos personales de las personas que utilizan la plataforma en Ecuador, ya sean pacientes o usuarios que buscan y agendan citas, o profesionales de la salud que ofrecen sus servicios. Al usar la plataforma, el titular declara conocer y aceptar esta política.

2. Marco legal

Esta política se rige por el marco ecuatoriano aplicable a los datos personales, en particular:

• Constitución de la República del Ecuador, artículos 66 numeral 19 y 92: derecho a la protección de datos de carácter personal y acción de hábeas data (derecho a conocer, acceder, actualizar, rectificar y eliminar los datos personales, con protección reforzada para los datos sensibles).
• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su reglamento: régimen general de tratamiento, categorías especiales de datos (incluida la salud), bases de licitud, derechos del titular y transferencias internacionales. La autoridad de control es la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
• Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos: otorga validez al consentimiento y a las comunicaciones cursadas por medios electrónicos.
• Ley Orgánica de Salud y normativa de secreto profesional aplicable al tratamiento de la información de salud.

3. Definiciones

3.1 Datos personales. Cualquier información asociada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.

3.2 Datos sensibles. Datos que revelan aspectos íntimos de la persona, incluidos los relativos a su salud. Reciben protección reforzada conforme a la LOPDP.

3.3 Titular. La persona a quien se refieren los datos personales (el paciente, el usuario o el profesional de la salud).

3.4 Responsable del tratamiento. Quien decide sobre las finalidades y el tratamiento de los datos.

3.5 Encargado del tratamiento. Quien trata datos por cuenta y bajo instrucciones del responsable.

3.6 Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales: recolección, uso, almacenamiento, conservación, comunicación o supresión.

4. Qué datos tratamos

4.1 De pacientes y usuarios. Datos de identificación y contacto (nombre, correo, teléfono), datos de la cuenta y datos necesarios para gestionar y confirmar citas con los profesionales.

4.2 De profesionales de la salud. Datos de identificación (nombre, número de cédula o RUC), correo, datos de registro del título y de habilitación profesional, credenciales académicas, datos de perfil profesional, disponibilidad, servicios y tarifas.

4.3 Datos de uso. Información técnica de navegación y uso de la plataforma, obtenida mediante cookies y tecnologías similares.

4.4 Datos de salud ingresados por el profesional. La información que el profesional registra sobre sus pacientes en la carpeta de pacientes, incluido el campo de diagnóstico y los archivos que adjunte. Esta información recibe el tratamiento especial descrito en la sección 6.

4.5 Pacientes cargados por el profesional. Los datos de pacientes que el profesional carga en la plataforma desde su propia base. Doctoranytime los trata únicamente por cuenta del profesional (como encargado), para la gestión de citas y comunicaciones operativas del profesional, y no los usa para finalidades propias. El profesional declara contar con el consentimiento o la base legal necesaria de sus pacientes para cargarlos y tratarlos en la plataforma, y es el único responsable frente a ellos.

4.6 Dos categorías de pacientes. Conviene distinguir dos situaciones: los pacientes que se registran o inician sesión directamente en Doctoranytime, respecto de quienes Doctoranytime mantiene una relación directa y actúa como responsable; y los pacientes que el profesional carga desde su propia base, respecto de quienes el responsable es el profesional y Doctoranytime actúa solo como encargado. Los derechos y las comunicaciones se rigen según esta distinción.

4.7 Grabación y resumen de videoconsultas (funcionalidad opcional). Cuando el paciente y el profesional activan de forma expresa la funcionalidad descrita en los Términos y Condiciones, se trata el audio de la videoconsulta y la transcripción y el resumen generados automáticamente a partir de él. Esta información es dato de salud y recibe el tratamiento especial descrito en la sección 6.

5. Para qué usamos los datos y con qué base

5.1 Finalidades. Permitir la búsqueda de profesionales y el agendamiento de citas; habilitar el perfil y la visibilidad del profesional; enviar confirmaciones, recordatorios y notificaciones; operar y mejorar la plataforma; facturar la membresía del profesional; y, con consentimiento, enviar comunicaciones de marketing.

5.2 Base del tratamiento. El tratamiento se apoya en el consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del titular, que puede otorgarse por medios electrónicos con validez legal, así como en la ejecución de la relación contractual, el interés legítimo y el cumplimiento de obligaciones legales, según las bases de licitud previstas en la LOPDP. Para los datos sensibles de salud, el tratamiento requiere consentimiento explícito u otra base habilitante prevista en la ley.

5.3 Tratamiento automatizado y decisiones automatizadas. Doctoranytime no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre el titular o que lo afecten de manera significativa basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos. La transcripción y el resumen automático de la videoconsulta descritos en la sección 6.4 constituyen un tratamiento automatizado de apoyo a la documentación del profesional: no producen por sí mismos decisión alguna sobre el titular y no sustituyen la valoración del profesional de la salud, quien revisa y valida su contenido.

6. Datos de salud: tratamiento especial

Cifrado y ausencia de acceso. La información clínica que el profesional ingresa en la carpeta de pacientes, incluidos el campo de diagnóstico y los archivos adjuntos, se almacena cifrada. Doctoranytime, incluido su personal técnico, no puede ver, acceder ni ingresar a dicha información. El profesional es el único responsable y controlador de esos datos. Esta ausencia de acceso se refiere a la carpeta de pacientes; a la funcionalidad opcional de grabación y resumen se aplica lo previsto en la sección 6.4.

6.1 Consentimiento reforzado. Los datos de salud son datos sensibles y su tratamiento requiere el consentimiento explícito del titular u otra base habilitante, limitado a las finalidades autorizadas.

6.2 La carpeta de pacientes no es historia clínica. La carpeta de pacientes es una herramienta de gestión y no constituye un registro médico electrónico ni una historia clínica. La conformación, custodia y conservación de la historia clínica corresponde exclusivamente al profesional de la salud, conforme a la normativa ecuatoriana.

6.3 Responsabilidad del profesional. Respecto de los datos clínicos de sus pacientes, el profesional actúa como responsable del tratamiento y debe cumplir el deber de secreto profesional y la normativa de privacidad aplicable. Doctoranytime, al no poder acceder a ese contenido cifrado, no responde por él.

6.4 Grabación de la consulta y resumen asistido por inteligencia artificial.

Qué se trata. El audio de la videoconsulta y la transcripción y el resumen que se generan automáticamente a partir de él.

Cuándo. Únicamente cuando el paciente y el profesional de la salud otorgan, antes de iniciar y para esa consulta, su consentimiento explícito. La grabación no está activada por defecto. La negativa a consentir no impide realizar la videoconsulta ni condiciona el acceso al servicio, y el consentimiento puede revocarse en cualquier momento, sin efecto retroactivo.

Base y finalidad. Consentimiento explícito del titular para datos de categoría especial, con la única finalidad de asistir al profesional de la salud en la documentación de la consulta. No se usa para ninguna otra finalidad, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros, ni para marketing, perfilamiento o analítica sobre pacientes.

Cómo se procesa y con quién. El proceso es automatizado y se apoya en encargados del tratamiento especializados: un proveedor de comunicaciones en la nube que presta la videollamada y genera el archivo de audio, un servicio de transcripción automática y un proveedor de modelos de lenguaje que genera el resumen. Una vez generado el resumen, el audio y la transcripción se eliminan automáticamente.

Quién accede. El resumen está disponible únicamente para el profesional de la salud tratante, dentro de la cita a la que corresponde. El paciente puede solicitar una copia del resumen o su eliminación por los canales de la sección 15. Personal técnico autorizado de Doctoranytime puede acceder de forma excepcional y restringida con fines de soporte y corrección de fallas, bajo privilegios mínimos, deber de confidencialidad y registro de accesos.

Roles. Respecto de este contenido, el profesional de la salud es el responsable del tratamiento y Doctoranytime actúa como encargado, por cuenta y bajo instrucciones del profesional.

Dónde se procesa. El procesamiento y el almacenamiento se realizan fuera del Ecuador, en infraestructura de los proveedores ubicada en la Unión Europea y en los Estados Unidos de América. Aplica lo previsto en la sección 10 sobre transferencia internacional.

Conservación. El audio y la transcripción se eliminan automáticamente al generarse el resumen. El resumen se conserva mientras la cita a la que corresponde permanezca en la cuenta del profesional de la salud y, a más tardar, hasta la terminación de esa cuenta, y luego se elimina de forma segura. Las copias técnicas de soporte se conservan por un máximo de treinta (30) días. La eliminación anticipada puede solicitarse por el canal de la sección 15.

Seguridad. Cifrado en tránsito y en reposo, controles de acceso y registro de accesos.

Derechos. El titular puede acceder a los datos, solicitar su eliminación, oponerse al tratamiento y revocar su consentimiento por los canales de la sección 15. Cuando el responsable sea el profesional de la salud, Doctoranytime traslada la solicitud y colabora con él.

7. Roles: responsable y encargado

El papel de Doctoranytime cambia según el dato:

• Datos de cuenta, perfil y gestión de citas: Doctoranytime actúa como responsable del tratamiento.
• Datos que trata por cuenta del profesional para operar la plataforma: Doctoranytime actúa como encargado, siguiendo las instrucciones del profesional.
• Información clínica de la carpeta de pacientes: el profesional es el responsable; Doctoranytime no accede a ese contenido cifrado.
• Grabación, transcripción y resumen de la videoconsulta (sección 6.4): el profesional es el responsable; Doctoranytime actúa como encargado.
• Base de pacientes cargada por el profesional: el profesional es el responsable; Doctoranytime la trata como encargado y no la usa para finalidades propias, incluido el marketing.

8. No comercializamos datos

Doctoranytime no vende, alquila ni comercializa los datos personales ni los datos sensibles de sus usuarios y profesionales. No los comparte con terceros sin el consentimiento del titular, salvo obligación legal, requerimiento de autoridad competente u otra base de licitud prevista en la LOPDP.

9. Con quién compartimos datos

9.1 Proveedores y encargados. Doctoranytime puede apoyarse en proveedores tercerizados para funciones técnicas, de pago, de comunicación o analíticas. Estos tratan los datos por cuenta de Doctoranytime, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, y solo para las finalidades autorizadas.

9.2 Videoconsulta. La videoconsulta se presta a través de la plataforma con el apoyo de proveedores tecnológicos especializados que actúan como encargados del tratamiento, sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. La comunicación se transmite cifrada y Doctoranytime no accede, no visualiza ni escucha el contenido de la consulta, salvo que el paciente y el profesional activen expresamente la funcionalidad de grabación y resumen descrita en la sección 6.4, y salvo los accesos técnicos restringidos allí descritos. Cuando la funcionalidad se activa, el contenido se procesa por medios automatizados y solo se comunica a los proveedores estrictamente necesarios para prestarla.

9.3 Autoridades. Doctoranytime puede compartir datos cuando lo exija una ley o una autoridad competente.

9.4 Entidades del grupo. La plataforma es operada y mantenida con el apoyo de sociedades del grupo empresarial al que pertenece Doctoranytime, incluida una entidad establecida en la Unión Europea que presta los servicios tecnológicos y de infraestructura. Esas entidades tratan los datos personales por cuenta de Doctoranytime, como encargadas del tratamiento, bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad, y únicamente para las finalidades descritas en esta política.

10. Transferencia internacional

Para operar la plataforma, Doctoranytime puede utilizar proveedores de servicios tecnológicos (por ejemplo, alojamiento en la nube) y sociedades de su grupo ubicados fuera de Ecuador, en particular en la Unión Europea y en los Estados Unidos de América, por lo que ciertos datos personales pueden ser tratados o almacenados fuera del país. En esos casos, Doctoranytime aplica las garantías adecuadas de seguridad y confidencialidad y las bases legales que exige la LOPDP para las transferencias internacionales de datos.

11. Seguridad de la información

Doctoranytime implementa medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos contra el acceso no autorizado, la pérdida o la alteración, incluyendo el cifrado de la información clínica de la carpeta de pacientes, el cifrado en tránsito y en reposo del contenido de las videoconsultas y de los datos generados por la funcionalidad descrita en la sección 6.4, controles de acceso y registros de actividad. Ninguna medida de seguridad es infalible; Doctoranytime trabaja de forma continua para mantener y mejorar sus controles.

En caso de un incidente o vulneración de seguridad que afecte datos personales, Doctoranytime actuará con diligencia para contenerlo y mitigar sus efectos y, cuando corresponda, informará a los titulares afectados y a la Superintendencia de Protección de Datos Personales conforme a la normativa aplicable.

12. Conservación de los datos

Doctoranytime conserva los datos personales por el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales y contractuales aplicables. Cuando dejan de ser necesarios, se suprimen o anonimizan de forma segura, salvo que la ley exija conservarlos por más tiempo. Los plazos específicos de conservación de la grabación, la transcripción y el resumen generados por la funcionalidad descrita en la sección 6.4 constan en esa sección.

13. Derechos del titular

El titular puede ejercer, en cualquier momento, los siguientes derechos sobre sus datos personales, conforme a la LOPDP:

• Acceder a los datos que Doctoranytime tiene sobre él y conocer el uso que se les da.
• Solicitar la rectificación o actualización de datos inexactos o desactualizados.
• Solicitar la eliminación (supresión) de sus datos cuando proceda.
• Oponerse al tratamiento y solicitar su limitación en los casos previstos por la ley.
• Solicitar la portabilidad de sus datos.
• No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos o significativos.
• Retirar el consentimiento otorgado, sin efecto retroactivo.

Cómo ejercerlos: mediante solicitud al correo de la sección 15. Doctoranytime atenderá la solicitud en los plazos previstos en la LOPDP. El titular conserva además su derecho constitucional de hábeas data y las acciones que la ley le reconozca, así como el derecho a presentar reclamos ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

Pacientes cargados por el profesional: el paciente que no tenga cuenta propia en Doctoranytime y cuyos datos hayan sido cargados por el profesional ejerce sus derechos ante el profesional, que es el responsable. Doctoranytime, como encargado, colabora y traslada la solicitud al profesional.

14. Cookies, marketing y menores de edad

14.1 Cookies. La plataforma usa cookies y tecnologías similares para funcionar y mejorar la experiencia de uso. El detalle consta en la Política de Cookies del sitio, donde el usuario puede gestionar sus preferencias.

14.2 Marketing. El uso de datos con fines de marketing requiere el consentimiento previo del titular, quien puede darse de baja en cualquier momento mediante mecanismos sencillos.

14.3 Marketing anclado al registro del paciente. Doctoranytime solo dirige comunicaciones de marketing propias a los pacientes que se hayan registrado o iniciado sesión en Doctoranytime y hayan otorgado su consentimiento. Los pacientes que el profesional carga desde su propia base no reciben comunicaciones de marketing de Doctoranytime por el solo hecho de esa carga; para ello es necesario que el propio paciente establezca su registro o inicio de sesión en la plataforma y consienta. Las comunicaciones operativas, como confirmaciones y recordatorios de cita, son distintas del marketing y se envían por cuenta del profesional.

14.4 Menores de edad. Cuando la atención involucre a menores de edad, sus datos son tratados bajo la responsabilidad de sus padres o representantes legales y del profesional de la salud correspondiente, conforme a la protección reforzada que la LOPDP prevé para los datos de niñas, niños y adolescentes.

15. Contacto para temas de datos

Para ejercer sus derechos o realizar consultas sobre esta política, el titular puede escribir a Doctoranytime al correo [email protected]. Doctoranytime tiene su domicilio y representación legal en la ciudad de Quito, República del Ecuador, y atiende las solicitudes por este canal, sin perjuicio de los derechos e instancias que la ley ecuatoriana reconozca al titular, incluida la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

16. Cambios y vigencia

Doctoranytime puede actualizar esta Política de Privacidad. Publicará la versión vigente en la plataforma con indicación de su fecha efectiva y notificará los cambios relevantes a través de la plataforma o por correo electrónico. Cuando el cambio sea sustancial, en particular si amplía las finalidades del tratamiento o incorpore el tratamiento de datos sensibles, Doctoranytime recabará el consentimiento del titular antes de aplicarlo.